Organizacija poslovnih događaja, posebno ako ima veliki broj učesnika, može da bude prava logistička noćna mora. Ovakvi događaji zahtevaju efikasan i pouzdan prevoz i ne trpe površnu improvizaciju. Za te namene mogu da se koriste razna prevozna sredstva a može se slobodno reći da kombi vozila predstavljaju jedno od najboljih rešenja. Retko koji organizator ima u svom voznom parku dovoljan broj kombija i minibusa, ali na njihovu sreću oni mogu da se iznajme u rent a car agenciji.
POSLOVNI DOGAĐAJI I KORIŠENJE KOMBI VOZILA
U zavisnosti od formata, tema koje se diskutuju, veličine i broja učesnika postoji nekoliko vrsta poslovnih događaja:
- Velike konferencije i seminari su skupovi na kojima se okupljaju profesionalci iz iste ili srodnih industrija da bi diskutovali o najnovijim dostignućima, trendovima, istraživanjima i inovacijama.
- Sastanci i radionice - sastaju se manje, fokusirane grupe kako bi radili na specifičnim projektima, pravili planove, sinhronizirali svoje aktivnosti i rešavali probleme.
- Edukativni treninzi i obuke - namenjeni su unapređivanju znanja i veština zaposlenih i kandidata za posao.
- Sajmovi i izložbe - događaji na kojima firme izlažu svoje proizvode i usluge potencijalnim kupcima, partnerima i investitorima.
- Aktivnosti vezane za team building – zajednički odlasci na rafting, skijanje, trčanje, izlete, boot kampove, itd., koji su namenjeni razvoju i poboljšanju timske kohezije, komunikacije i saradnje među zaposlenima u jednoj kompaniji.
- Korporativne zabave i proslave - proslave postignuća, godišnjica ili praznika unutar kompanije.
- Poslovne večere i ručkovi – formalni ili neformalni obroci gde se poslovni ljudi sastaju radi diskusije o poslovnim temama u opuštenijem okruženju.
- Obilasci terena – timovi iz jedne ili više kompanije često obilaze lokacije koje su relevantne za njihovo poslovanje (udaljeni pogoni, rudnici, magacini, gradilišta, itd.)
- Ekskurzije - posete partnerima i klijentima u drugim gradovima ili zemljama koje se organizuju radi istraživanja novih tržišta, sklapanja poslova i produbljivanju poslovnih veza.
Zajednička karakteristika svih nabrojanih poslovnih događaja je potreba da se organizuje prevoz za manju ili veću grupu ljudi. Jedno od najboljih rešenja za to je iznajmljivanje kombi vozila.
Organizacija velikog seminara. Izvor fotografije: Piqsels.com
PREDNOSTI KORIŠĆENJA KOMBI VOZILA ZA POSLOVNA PUTOVANJA
Korišćenje kombija (ili minibusa) za poslovne događaje ima nekoliko prednosti.
UDOBNOST
Kombi vozila su prostrana, udobna i nude dovoljno prostora za veći broj putnika i za njihov prtljag. U kombijima ima dovoljno mesta za noge, sedišta su udobna, a vozila su klimatizovana. Na konferencijama, sajmovima, workshopovima i ostalim dogđajima se vrlo često nosi veća količina opreme, kompjutera, propagandnog materijala itd. Ova količina materijala ne može da stane u manja vozila. U novijim modelima kombi vozila, snaga motora i brzina kretanja se skoro ne razlikuje u odnosu na automobile.
PRAKTIČNOST
Svako ko je organizovao neki veliki i značajan događaj zna koliko je teško uskladiti satnice i tajminge tako da svakom odgovaraju. Ako samo jedan učesnik mora da krene ranije ili kasnije u odnosu na ostale, to može da stvori lančanu reakciju u planiranju. Ovakve situacije se skoto redovno javljaju ako se za prevoz više ljudi koristi jedno manje vozilo koje treba više puta da se vraća (na primer odlazak na aerodorom ili železničku stanicu). U kombi može da stane veći broj učesnika, tako da je njihovo razvoženje na različite destinacije daleko lakše. Nije nebitno i to što se za manji broj vozila može lakše naći parking mesto.
Kombi vozilo može da se naruči zajedno sa vozačem, što smanjuje pritisak na organizatore da sami voze i po nekoliko tura dnevno.
EKONOMIČNOST
Angažovanje taksija, iznajmljivanje nekoliko automobila ili plaćanje karata za javni prevoz može da bude prilično skupo. Iznajmljivanje kombija ili minibusa je daleko jeftinije, posebno za veće grupe.
DRUŽENJE
Dok putuju zajedno, učesnici mogu da se druže i komuniciraju između sebe, što utuče na poboljšavanje timskog duha i građenje poslovnih veza. Dosta često se tokom neformalih razgovora otkrije mogućnost za saradnju i novi zajednički poslovni poduhvat.
NEDOSTACI KORIŠĆENJA KOMBI VOZILA ZA POSLOVNE NAMENE
MANJA FLEKSIBILNOS
Kombi vozila ne mogu svuda da prođu i da lako nađu parking prostor. Zbog svojih dimenzija oni teže savlađuju krivudave i strme ulice, tako da putnici moraju da izađu i da to rastojanje pređu peške.
Zbog veličine grupe i potencijalno različitih interesa i vremenskih rokova, ponekad je teško uskladiti vreme polaska i rutu putovanja.
MANJA UDOBNOST U POREĐENJU SA LUKSUZNIM AUTOMOBILIMA
Istakli smo da su savremena kombi vozila udobna, ali ipak se ne mogu meriti sa luksuznim limuzinama. Ako vam dolazi veoma važna poslovna stranka koja zahteva glamur i prestiž, onda opcija angažovanja kombi vozila otpada.
SAVETI PRILIKOM IZNAJMLJIVANJA KOMBI VOZILA ZA POSLOVNE PRILIKE
Ako oraganizujete transport zvanica koji učestvuju na nekom poslovnom događaju, uzmite u obzir sledeće savete:
- U svakom trenutku budite svesni veličine grupe – morate tačno da znate brojno stanje učesnika kako bi mogli da odaberete adekvatno vozilo. Prevoz može da se obavi kombijem u koji mogu da stanu 8 putnika ili većim minibusom za dvadesetak i više ljudi. Ako nema puno učesnika, možda će vam biti dovoljan i običan automobil. Ako ste u nadoumici oko broja ljudi, uvek iznajmite veće vozilo, bolje je imati prazno sedište nego da vam fali mesta.
- Komunicirajte sa učesnicima - redovno kontaktirajte ljude i po nekoliko puta. Tražite od njih da vam potvrde svoje učešće, koja je njihova satnica, šta nameravaju da posete, kada napuštaju kongres i slično.
- Razmotrite posebne zahteve – budite informisani o potencijalnim posebnim zahtevima učesnika poslovnog događaja, kao na primer pristup za invalidska kolica, veća količina kompjuterske i druge opreme, itd.
- Dobro planirajte budžet – većina organizatora za transportne troškove unapred određuje potrebnu sumu. Ukoliko se loše planira, predviđena suma se lako pređe, pa ako ne postoji rezerva u budžetu, organizatori moraju sami da voze sopstvena vozila. Kako vam se to ne bi desilo, uporedite cene više rent a car agencija, a kada izaberete najpovoljniju opciju unapred se dogovorite, držite se dogovora i trudite se da ne potrošite više. Kada određujete budžet, ne zaboravite na troškove goriva i putarina.
ZAKLJUČAK
Kombi vozila su odličan izbor za poslovne događaje jer omogućavaju udoban i ekonomičan prevoz većeg broja ljudi. Međutim, važno je razmotriti specifične potrebe zvanica i okolnosti događaja kako bi se donela najbolja odluka i iznajmilo vozilo koje će najbolje da odgovara potrebama i željama i učesnika i organizatora.
Izvor naslovne fotografije: Yusuf Çelik, Pexels.com
